1. Zielgruppe festlegen
Zu allererst musst du für dich klären: Wer sind meine Zuhörer? Es schließt sich Frage an: Was interessiert meine Zuhörer? –> sofern möglich, vorher mit diesen abklären!
2. Gute Lesbarkeit
Alle Informationen sollten so dargestellt werden, dass sie sofort und ohne langes Hinsehen zu erkennen sind! Diese sehr einfach klingende Regel wird oft sträflich vernachlässigt! Beim Erreichen dieses Zieles helfen dir auch die nachfolgenden Regeln:
3. „Weniger ist mehr“
Diese wichtige Regel bezieht sich nicht nur auf den Text, der ja als Präsentationsunterstützung dient und möglichst nicht aus ganzen Sätzen bestehen sollte, die vom Vortragenden nur abgelesen werden, sondern auf die gesamte Präsentation:
● möglichst wenig verschiedene Schriftarten und -größen, Farben, Animationen, Grafiken/Bilder usw.
● der generelle Umfang an Informationen auf einer Folie (und auch Folien/Infos insgesamt) sollte genau abgewogen werden (siehe Regel Nr. 1)
4. Einheitlichkeit
● alle Titel, Untertitel sollten die gleichen Schriftart und -größe, Farbe usw. haben
● verwendete Grafiken sollten ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen: Größe, Farben, Position usw.
● nicht jeder Folienübergang oder jedes Objekt sollte anders definiert sein: Einheitlichkeit!
5. Logik
Die Folien sollten gut geplant und inhaltlich logisch aufeinander angeordnet sein. Tipp: Zur guten Planung vorher z. B. eine Mind Map erstellen.
6. Formalia
Fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik sind selbstverständlich. Als erste Maßnahme die automatischen Hilfen verwenden. Zusätzlich vor dem Abschluss der Präsentation noch mal extra auf diesen Punkt achten.
TIPP: Eine andere Person hinzuziehen, die die gesamte Präsentation auch noch mal auf die Formalia und diese Regeln hin durchschaut.
7. Kreativität
Ohne Pepp und kreative Gestaltung schläft jeder Zuhörer ein! Bilder und ClipArts ergänzen den Inhalt. Die Auswahl soll daher angemessen und auch ansprechend sein!
● Durch Blickkontakt stellst du eine emotionale Brücke zum Publikum her. Solange die Zuhörer den Blickkontakt erwidern, bleiben sie wach und aufmerksam.
● Trage immer frei vor. Lies deinen Vortrag nicht ab.
● Achte auf die Sprache. Sprich laut, deutlich, langsam, mit wechselnder Betonung und mit strategischen Pausen. Deine Sprechweise soll den Inhalt unterstützen und die Motivation fördern.
● Standortwechsel können die Präsentation auflockern und deinen Bewegungsdrang befriedigen. Wichtig aber ist, dass jeder Standortwechsel dem Publikum sinnvoll erscheint. Vermeide sinnloses „Herumtigern“!
● Spiele kein Theater. Sei du selbst.
● Beobachte deine Körperhaltung, aber versuche, dich auf einige wenige Punkte deines Verhaltens zu konzentrieren. Sonst kostet dich die Bemühung zu viel Aufmerksamkeit, oder es wirkt unnatürlich. Achte vor allem auf deine Hände. Steck sie nicht in die Hosentaschen, aber gestikuliere auch nicht ohne Sinn.
● Halte die Zeitvorgaben ein.
● Der Vortrag soll beim Publikum einen lang anhaltenden Eindruck hinterlassen. „Ich habe etwas Interessantes verstanden!“
● Aktiviere dein Publikum gelegentlich mit Fragen. Stelle aber keine offenen Fragen, sondern nur ja/nein-Fragen. Warte nicht darauf, dass jemand eine Antwort in den Saal ruft, sondern stelle Fragen, deren Antwort naheliegend ist (rhetorische Fragen).Warte einen Augenblick mit der Antwort und nutze diese Zeit für Blickkontakte. Damit erzielst du beim Publikum den Effekt, dass jeder einzelne Zuhörer sich im Verständnis deines Vortrages bestätigt fühlt und erreichst eine größere Nähe.
Zu allererst musst du für dich klären: Wer sind meine Zuhörer? Es schließt sich Frage an: Was interessiert meine Zuhörer? –> sofern möglich, vorher mit diesen abklären!
Alle Informationen sollten so dargestellt werden, dass sie sofort und ohne langes Hinsehen zu erkennen sind! Diese sehr einfach klingende Regel wird oft sträflich vernachlässigt! Beim Erreichen dieses Zieles helfen dir auch die nachfolgenden Regeln:
Diese wichtige Regel bezieht sich nicht nur auf den Text, der ja als Präsentationsunterstützung dient und möglichst nicht aus ganzen Sätzen bestehen sollte, die vom Vortragenden nur abgelesen werden, sondern auf die gesamte Präsentation:
● möglichst wenig verschiedene Schriftarten und -größen, Farben, Animationen, Grafiken/Bilder usw.
● der generelle Umfang an Informationen auf einer Folie (und auch Folien/Infos insgesamt) sollte genau abgewogen werden (siehe Regel Nr. 1)
● alle Titel, Untertitel sollten die gleichen Schriftart und -größe, Farbe usw. haben
● verwendete Grafiken sollten ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen: Größe, Farben, Position usw.
● nicht jeder Folienübergang oder jedes Objekt sollte anders definiert sein: Einheitlichkeit!
Die Folien sollten gut geplant und inhaltlich logisch aufeinander angeordnet sein. Tipp: Zur guten Planung vorher z. B. eine Mind Map erstellen.
Fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik sind selbstverständlich. Als erste Maßnahme die automatischen Hilfen verwenden. Zusätzlich vor dem Abschluss der Präsentation noch mal extra auf diesen Punkt achten.
Eine andere Person hinzuziehen, die die gesamte Präsentation auch noch mal auf die Formalia und diese Regeln hin durchschaut.
Ohne Pepp und kreative Gestaltung schläft jeder Zuhörer ein! Bilder und ClipArts ergänzen den Inhalt. Die Auswahl soll daher angemessen und auch ansprechend sein!
Mit der kostenlosen Web-Anwendung „280 Slides” bietet sich ein schlicht gehaltenes Präsentations-Tool an, das stark an eine Desktop-Anwendung für den Mac erinnert, und an Keynote, Apples eigene Präsentations-Software, angelehnt ist. Die Software basiert auf dem modernen Cappuccino-Framework, mit dem sich Web-Applikationen mit Mac-Flair erstellen lassen.
Für Powerpoint-Anwender bietet das Programm eine Import-Funktion, die bei einfachen Präsentationen gut funktioniert. Bei einigen Tests wurde das Layout von bestimmten Folien allerdings nicht ganz richtig übernommen. Auf dieses Feature kann man sich also nicht hundertprozentig verlassen. Umgekehrt gibt es auch eine Export-Funktion, um Präsentationen, die mit 280 Slides erstellt wurden, ins Powerpoint-Format konvertieren zu können. Hier waren die Test-Ergebnisse deutlich besser als beim Import.
Neben den üblichen Features, die bei der Erstellung und Anzeige von Präsentationen nicht fehlen dürfen, bietet die Lösung einige praktische Sharing-Funktionen an. So lassen sich eigene Präsentationen in wenigen Schritten per E-Mail versenden, auf dem populären Web-Dienst SlideShare veröffentlichen oder über einen Link mit Freunden und Kollegen teilen.
Weitere Alternativen zu PowerPoint stellen die Programme SlideRocket oder Zoho Show dar, wobei diese komplett online arbeiten ohne Download und Installation. Beide Programme wurden vom Magazin „PC Welt“ getestet, wobei SlideRocket als „Rundum-Sorglos-Paket“ besser bewertet wurde, als sein Konkurrent.
Hierbei stehen in der kostenlosen Basisversion zum Beispiel Analysetools bereit, die Informationen über die Verweildauer auf den einzelnen Folien und ähnliches bieten. Beide Programme ermöglichen den Import von PowerPoint-Präsentationen, SlideRocket dagegen interagiert auch mit sozialen Netzwerken.
Es lässt sich festhalten, dass SlideRocket den größeren Funktionsumfang bietet und mit PowerPoint mithalten, wenn nicht sogar übertreffen kann. Wer ein unkompliziertes Basistool zur Erstellung einer Präsentation benötigt, fährt mit Zoho Show besser.
Ein weiteres Tool, von dem Anwender bei Präsentationen profitieren können, bietet sich mit „Twiddla” an. Dabei handelt es sich eigentlich um eine recht einfache Software für Online-Meetings, bei der die Teilnehmer an einer virtuellen Tafel, „Whiteboard” gennant, Skizzen und Notizen erstellen können. Anwender können gemeinsam etwa Fotos und Webseiten online markieren und beschriften. Alternativ steht eine freie Fläche zur Verfügung, die für Brainstorming bestens geeignet ist. Darüber hinaus können beliebige Dateien hochgeladen und diese mit Anmerkungen und Zeichnungen versehen werden.
Bei Vorträgen könnte das Tool nützlich sein, um das Publikum in die Lage zu versetzen, an der Präsentation aktiv mitwirken zu können. Da bei der Anwendung keine Registrierung erforderlich ist und keine Software auf dem PC installiert werden muss, können alle Teilnehmer sofort loslegen. Benötigt wird lediglich ein Link zum virtuellen Meeting-Raum. Wer für mehr Sicherheit sorgen möchte, kann diese Seite mit Login und Passwort schützen.
Wie bei den meisten Tools in dem Bereich üblich ist, wird Twiddla in einem Freemium-Modell angeboten. In der kostenlosen Standard-Version erhalten Anwender all die wesentlichen Funktionen, die man in der Regel braucht. Die kostenpflichtigen Versionen bieten zudem einige „Nice-to-have”-Funktionen, sowie E-Mail- und telefonischen Support an. Die Preise beginnen dabei bei 14 US-Dollar im Monat.
Twiddla eignet sich als optimale Ergänzung zu klassischen Präsentationsfolien und bietet einen einfachen und effizienten Weg, das Publikum aktiv an der Präsentation mitwirken zu lassen.
Eine weitere professionelle Powerpoint-Alternative in der Cloud bietet Google mit „Google Presentations”. Das Tool ist zentraler Bestandteil der Web-basierenden Office-Suite „Google Docs”, die sich vor allem an kleine und mittelständische Firmen richtet. Die Lösung zeichnet sich in erster Linie durch die besonders durchdachten Features zur Teamarbeit aus. Mehrere Anwender können gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Während der gemeinsamen Bearbeitung sind die Änderungen für alle sofort sichtbar. Im Präsentationsmodus können User darüber hinaus direkt miteinander chatten.
Ansonsten punktet das Produkt von Google mit zahlreichen vorgefertigten Animationen und Folientransitionen; mit verschiedenen Design-Vorlagen, die einen guten und professionellen Eindruck machen, sowie mit der Möglichkeit, eigene Zeichnungen und Skizzen in die Folien einbinden zu können. Wie bei den meisten Online-Tools in dem Bereich üblich, lassen sich Googles Präsentationen auf beliebigen Websites und Blogs veröffentlichen. Dazu reicht ein einfacher HTML-Code aus, den man in die Website an gewünschter Stelle einfügen muss.
Wenn man Powerpoint so benutzt, wie es sich „anbietet“, hat man am Ende ziemlich sicher eine schlechte Präsentation. Dies liegt daran, dass alle Vorlagen die Gemeinsamkeit haben, dass ein erheblicher Teil der Folie für „Verzierung“ verwendet wird: für Hintergrundbilder, Rahmen, Grafiken etc. Diese lenken jedoch in der Regel vom Inhalt ab und stehen der Kommunikation daher im Weg.
Ein zweites Problem liegt darin, dass die meisten Vorlagen eine Aufzählungsliste als typische Form anbieten. Dadurch entstehen Folien, auf denen im besten Fall Stichworte stehen, die nacheinander eingeblendet und erklärt werden. Im schlimmsten Fall stehen hinter jedem Aufzählungspunkt Sätze, die der Vortragende vorliest. — Beides ist ziemlich langweilig. Das Vorlesen umso mehr, weil die Zuhörer schneller lesen können als der Referent sprechen kann. Sie sind inhaltlich also immer voraus und werden vom mündlichen Vortrag eher aufgehalten.
Durch die Kombination der beiden Punkte — viel Verzierung plus Aufzählungen — entstehen oft dicht gedrängte Folien, bei denen die „Botschaft“ völlig unklar ist und die man als Zuhörer schnell überfliegt, um sie dann mit etwas Verzögerung noch einmal vorgelesen zu bekommen.
Die folgenden Tipps sollen Ihnen die wichtigsten Themen und Punkte für eine professionelle Präsentation zusammenstellen, damit Sie sich in Zukunft erfolgreicher und besser präsentieren.
1. Storyboard erstellen
Machen Sie sich im Vorfeld zu Ihrer Präsentation ein paar Gedanken zur inhaltlichen Struktur, Reihenfolge und vor allem zur Länge Ihrer Präsentation (Anzahl Folien). Eine gute Präsentation beinhaltet eine Einleitung (ggf. mit Inhaltsübersicht / Agenda), Hauptteil (gegliedert in mehrere Kategorien) und einen Abschluss (mit Zusammenfassung der wichtigsten Punkte). Einzelne Rubriken können z.B. durch Inhaltsübersichten oder Zwischenfolien getrennt werden.
2. Aussagen und Argumente auf den Punkt bringen
Sammeln Sie anschließen die wichtigsten Aussagen und fassen Sie diese mit wenigen Punkten (nicht mehr als 5 pro Folie) zusammen. Überlegen Sie auch schon hier, was Sie ggf. als Text auf die Folie bringen möchten, und was besser zu Ihrer gesprochenen Erläuterung passt. Hier gilt, weniger Text ist mehr! Verwenden Sie besser nur kurze Sätze oder Stichworte.
3. Gestaltung mit Bildern und Grafiken
Überlegen Sie sich zu einigen Folien attraktive Grafiken oder Bilder, die Sie zur Ausschmückung und zur Unterstützung der jeweiligen Aussage verwenden können. Auf jeden Fall sollten Sie vermeiden, dass jede Folie durch reine Aufzählungspunkte immer wieder gleich aufgebaut wird. Das wirkt recht schnell langweilig für Ihre Zuschauer. Sorgen Sie besser für Abwechslung, indem Sie Texte durch ansprechende Bilder ersetzen.
4. Probelauf
Ist Ihre Präsentation fertig? Dann machen Sie eine Generalprobe vor einem virtuellen Publikum oder besser noch vor einem Kollegen. Dieser kann Ihnen dann auch gleich wertvolles Feedback zu Ihrer Präsentation liefern und Sie bekommen ein gutes Gefühl dafür, wie lange Sie pro Folie / den kompletten Vortrag benötigen.
5. Perfekte Vorbereitung auf die Präsentation Vor-Ort
Bei Ihrer Präsentation vor dem Kunden, Investor oder Veranstaltungspublikum sollten Sie vorab vor allem die Technik prüfen, um sicherzugehen, das Ihre Präsentation auch wie gewünscht bei den Zuschauern ankommt. Präsentieren Sie auf Ihrem Laptop oder auf einem fremden Gerät? Welcher Beamer oder Monitor ist angeschlossen? Achten Sie darauf, das die passende PowerPoint-Version installiert ist (Präsentationen, die mit PowerPoint 2007 erstellt wurden, lassen sich nicht immer ohne weiteres auf älteren PowerPoint-Versionen abspielen) und das Schriften, Farben und Animationen korrekt dargestellt werden.
Haben Sie alle diese Punkte bei der Erstellung und Vorbereitung zu Ihrer Präsentation bedacht, dann kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche und überzeugende Präsentation. Und bedenken Sie: “Besser Präsentieren” fängt schon mit der Erstellung der ersten Folie an.