====== ACCESS ====== ~~SLIDESHOW~~ {{:inf:inf8bi_201112:access_grundlagen.pdf|}} ===== Allgemein ===== === Definition === Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Zweck Eine Datenbank ist entweder eine Sammlung von Dateien oder besteht nur aus einer Datei. Datenbankdateien enthalten mehrere Datensätze, sowie Objekte die ein rasches Daten Ein- und Ausgabe ermöglichen sollen. === Tabelle === Sie ist das wichtigste Objekt einer Datenbank. Die einzelnen Tabellenspalten nehmen die Attribute (Eigenschaften) des Objektes auf. Eine Tabelle kann man sich wie einen Karteikasten vorstellen. Die einzelnen Datensätze entsprechen einer Karteikarte und die Tabelle einem Karteikasten. Eine Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten, wobei eine Zeile als Datensatz und ein Schnittpunkt einer Zeile mit einer Spalte als Datenfeld bezeichnet wird. === Datentypen === Für jedes Datenfeld muss ein bestimmter Speicherplatz auf dem Datenträger vorgesehen werden. Da die Speicherung auf unterschiedlichen Methoden beruht muss der Datentyp bereits bei der Planung festgelegt werden.{{:inf:inf8bi_201112:datentypen.jpg}} ==== Datenbankentwurf ==== * Struktur der Datenbank schriftlich niederlegen * Gesammelten Daten strukturieren (Daten auf mehrere Tabellen aufteilen) und Redundanzen (ein- und dieselbe Information mehrfach in einer Datenbank) vermeiden * Realisierung am Computer ==== Primär- und Fremdschlüssel ==== Relationen werden bei relationalen Datenbanken über so genannte Schlüssel hergestellt. Um eine Beziehung herzustellen müssen alle Datensätze eindeutige identifizierbar sein. Diese Kennzeichnung ermöglicht der Primärschlüssel * Primärschlüssel besteht aus einem oder mehreren Feldern, die jeden Datensatz eindeutig kennzeichnen (meist als ID bezeichnet) * Fremdschlüssel ist den Tabellenfeld das auf einen Primärschlüssel einer anderen Tabelle verweist ==== Relationen ==== Damit zusammengehörende Daten logisch wieder miteinander verknüpft werden müssen den Tabellen Beziehung definiert werden. Vorraussetzung dafür ist, dass die Datentypen beider Verknüpfungsfelder gleich sind. === 1:N-Relation === Bei dieser Beziehung kann ein Datensatz aus der Haupttabelle (Verknüpfungsfeld besitzt Primärschlüssel)mit beliebig vielen Datensätzen verknüpft werden. === M:N-Relation === Bei der M:N Relation können beliebig viele Datensätze einer Tabelle mit beliebig vielen Datensätzen aus einer anderen Tabelle in Beziehung stehen. Eine M:N Relation wird in zwei 1:N-Relationen aufgesplittert indem man eine zusätzliche Tabelle dazwischen hängt === 1:1-Relation === Wird genau ein Datensatz einer Tabelle mit einem Datensatz einer anderen Tabelle verknüpft, so spricht man von einer 1:1-Relation. === Referentielle Integrität === Soll im Fremdschlüsselfeld nur Werte erlaubt werden, die bereits im Primärschlüsselfeld enthalten sind, so aktiviert man „Referentielle Integrität“. Diese Option ist ein Regelsystem, das die Gültigkeit von Beziehungen gültig stellt und das versehentliches Löschen von verknüpften Daten verhindert. ==== Abfragen ==== Abfragen sind ein mächtiges Werkzeug, um Datensätze aus einer Tabelle herauszufiltern. Um die Bedingungen zu definieren, welche Datensätze der Tabelle angezeigt werden sollen, können unterschiedliche Operatoren angezeigt werden. ====== EXCEL ====== ==== Anwendungsmöglichkeiten ==== Wie die meisten Tabellenkalkulationen ermöglicht Excel umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen, unter anderem mit kaufmännischen, statistischen und Datumsfunktionen. In geringem Umfang können Daten bearbeitet werden, wie kurze Texte verkettet oder logische Berechnungen (wenn…dann) durchgeführt werden. Abhängig von Inhalten und Werten in der Tabelle kann auf Inhalte an anderer Stelle der Tabellen zugegriffen werden. Die Ergebnisse können mit Hilfe von Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen sowie Pivot-Tabellen -bieten eine Möglichkeit, Daten einer Tabelle in verschiedener Art darzustellen und auszuwerten, ohne die Ausgangsdaten bzw. -tabellen dabei ändern zu müssen- ausgewertet und in Diagrammen grafisch dargestellt werden. Tabellen oder Teile davon können gegen Layout- oder Inhaltsänderungen geschützt werden. Die Mindestvoraussetzungen, um in Teamarbeit an Tabellen arbeiten zu können, sind gegeben. Der Funktionsumfang von Excel kann durch Programmierung in Visual Basic for Applications (VBA) erweitert werden. ==== Merkmale ==== === Benutzeroberfläche: === Der Arbeitsbereich von Excel besteht aus Arbeitsmappen, die Dateien entsprechen, aus Blättern, die in Registern angezeigt werden, und aus Zellen, die die Daten enthalten. Pro Arbeitsmappe sind bis zu 65.536 Tabellenblätter möglich. Die Zellen eines Tabellenblatts sind in Zeilen und Spalten eingeteilt und können über ein Zellbezugssystem angesprochen werden. Seit Excel 2007 kann ein Tabellenblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten (A bis XFD), also 17.179.869.184 Zellen umfassen. Jede Zelle kann durch eine Kombination aus Buchstabe und Zahl eindeutig identifiziert werden, dem so genannten Zellbezug. === Zellenbezüge: === Es können sowohl relative - z. B. beim Kopieren der Formel entsprechend angepasst wird.- als auch absolute –die Bezüge werden nicht angepasst- Zellbezüge als Koordinaten in Tabellen verwendet werden. Formeln sind ebenso wie Werte zeilen- oder spaltenweise kopierbar. === Zahlenformate: === Für die Anzeige von Werten steht eine Reihe von Formaten vorgefertigten Formaten, wie Datum und Uhrzeit und Sonderformaten für Postleitzahlen zur Verfügung. Zellen können in Excel auch Text enthalten. === Tabellenbearbeitung: === Seit der Version Excel 2007 können Tabellen je nach belieben formatiert werden. Es wurde sich an die Schriftformatierung von Word und PowerPoint angenähert === Datenbank: === Excel verfügt über einfache Datenbankfunktionen. Es verfügt nicht über die Funktionalitäten des weitverbreiteten Konzepts der relationalen Datenbank. Es kann jedoch über Schnittstellen auf Daten aus Datenbanken zugegriffen werden. ==== Makros ==== Ein Makro ist in der Softwareentwicklung eine unter einer bestimmten Bezeichnung (Makroname) zusammengefasste Folge von Anweisungen oder Deklarationen, um diese ,anstelle der Einzelanweisungen, in der Regel an mehreren Stellen im Programm, mit nur einem einfachen Aufruf ausführen zu können. Unter Microsoft Windows wird eine Automatisierung der Oberfläche als „Makro“ bezeichnet. Viele Anwendungsprogramme erlauben die Aufzeichnung von typischen Befehlsfolgen und Bedienungsschritten als Makro mit Hilfe eines Makrorecorder. Bei Microsoft-Excel dient als Aufzeichnungssprache die Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA).